El requisito de establecimiento en el transporte por carretera

Autor de la entrada Belén Gómez
Fecha de la entrada 18 febrero 2022

Tiempo de lectura estimado: 5 minutos

El artículo de hoy trataremos el requisito de establecimiento y las obligaciones relativas a la conservación de la documentación en el establecimiento de las empresas de transporte por carretera; Explicando las novedades a partir del 21 de febrero del 2022, y resolviendo las dudas más frecuentes relacionadas con este tema que nos planteáis en nuestros Centros técnicos de tacógrafos.

Tabla de contenidos

¿Qué condiciones se exigen en relación con el requisito de establecimiento en el transporte?

En el contexto de los transportes por carretera, es uno de los requisitos, junto con el de honorabilidad, capacidad financiera y competencia profesional, que debe cumplir una empresa de transporte para obtener autorización que le habilite para realizar transporte público de viajeros (en autobús) o de mercancías (en vehículos o conjuntos de vehículos con capacidad de tracción propia cuya masa máxima autorizada sea superior a 3,5 toneladas).

Las condiciones en relación con el requisito de establecimiento son:

Que sea efectivo y fijo en un Estado miembro de la U.E.
Tener locales en los que tenga acceso a los originales de los documentos principales de la empresa ya sea en formato electrónico o cualquier otro formato, en particular:
- Sus contratos de transporte,
- Los documentos relacionados con los vehículos que estén a disposición de la empresa,
- Documentos contables,
- Documentos de gestión del personal,
- Contratos laborales,
- Documentos de la seguridad social,
- Documentos que contengan datos sobre la distribución y el desplazamiento de los conductores,
- Documentos con los datos relativos al cabotaje,
- Documentos relativos a los tiempos de conducción y períodos de descanso, etc

Requisito de establecimiento a partir del 21 de febrero de 2022

A partir del 21 de febrero de 2022 puede exigirse, además que la empresa tenga en el Estado miembro de establecimiento:

De manera proporcionada a las dimensiones de la actividad de la empresa:
- Personal administrativo debidamente cualificado en los locales
- o un gestor de transporte que esté localizable durante un horario laboral habitual.
Una oficina (proporcionada a las dimensiones de la actividad de la empresa) que esté abierta en un horario laboral habitual.

El conocimiento y cumplimiento de la normativa a que nos referimos en este artículo, unido a una buena organización, te evitará molestias innecesarias, pérdidas de tiempo y tener que hacer frente a importantes sanciones económicas.

Para ayudarte en la tarea de almacenamiento y archivo de los datos de vehículo y de conductor conforme a la legislación vigente, de forma que puedas hacer frente con solvencia a cualquier inspección que te planteen, puedes ayudarte de un Software de gestión de flotas como el software legal del tacógrafo

A continuación te dejo la normativa, nacional y europea, relacionada por si te interesa consultarla:

Preguntas frecuentes sobre la conservación de documentos en el establecimiento de una empresa de transporte por carretera

¿Qué documentación relativa a tiempos de conducción y descanso de los conductores ha de conservarse en la empresa?

En la normativa laboral, se recoge que la empresa debe conservar los registros diarios de las jornadas de sus trabajadores durante 4 años, y permanecer a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
En la normativa de transportes por carretera, la empresa debe conservar durante 1 año, los registros de los conductores bien sean discos diagramas, impresiones si se hubieran realizado y archivos digitales de las tarjetas de los conductores. Presentará y entregará a cualquier inspector que lo solicite dichos registros y facilitará copia de los mismos al conductor que lo solicite.

¿Cómo ha de llevarse a la práctica el archivo y custodia de los registros de vehículos y conductores, ¿cómo presentarlos a los inspectores que los requieran?, por ejemplo, en una inspección en el establecimiento de la empresa transportista.

La normativa exige que los registros de los conductores permanezcan a disposición de las Inspecciones de Trabajo, Seguridad Social y Transportes y debe interpretarse en el sentido de que sea posible acceder a los mismos en cualquier momento en que se soliciten.
Esta obligación está establecida directa y expresamente en la Ley por lo que no puede ser condicionada en ningún caso.
En este sentido, los términos relativos a que los registros “permanecerán a disposición”, “deberán presentarse”, o “deberán entregarse”, debe interpretarse en el sentido de estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de forma inmediata.
Con ello, se evita, además, la posibilidad de la creación posterior, manipulación o alteración de los registros.
A efectos de entrega a la autoridad que los demande, los discos diagramas se entregarán originales y los archivos de las tarjetas de conductor en formato electrónico.
En orden a lo expuesto podemos afirmar que es posible tener los archivos de registro de los tiempos de trabajo, conducción y descanso de nuestros conductores en nuestros sistemas SARCU y TIS-WEB, SIEMPRE Y CUANDO ante una inspección se pueda acceder inmediatamente a los registros y ponerlos a disposición de la autoridad que lo demande.

¿Qué sanciones me pueden aplicar si no entrego los registros de los conductores que me soliciten?

Inspección de Transportes sanción de 2001 €, afectando a la Pérdida de honorabilidad en caso de transporte público.
Inspección de Trabajo y Seguridad Social sanción graduable desde 751 hasta 7.500€.

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Por Belén Gómez

Soy Belén Gómez, Responsable de Desarrollo de Negocios y Marketing en la División S3 de VDO - Continental Automotive. Escribo para compartir mi experiencia en la digitalización del sector del transporte y ayudar a las empresas a ser más competitivas y rentables.

Con más de 20 años en Continental Automotive Spain, una empresa líder global en vehículos industriales, mi meta es acompañar a las empresas en su transformación digital, impulsando el crecimiento del sector a través de soluciones innovadoras.