Descarga y custodia de los datos del tacógrafo
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En este artículo doy respuesta a las preguntas más habituales de la descarga y custodia de datos del tacógrafo
Tabla de contenidos
¿Qué tengo que hacer con los datos que se generan en el tacógrafo y en las tarjetas de conductor?
Si eres transportista, en alguna ocasión te habrán surgido dudas con la descarga y custodia de los datos almacenados en los tacógrafos de tus vehículos, y en las tarjetas de los conductores de tu empresa.
Debes saber que estás obligado a:
- Descargar los datos de los tacógrafos, y tarjetas de conductor en los plazos y supuestos reglamentarios
- Guardarlos durante un tiempo con un formato determinado
- Y presentarlos a la Administración en caso de que seas requerido para ello en el curso de una inspección.
Los incumplimientos constituyen infracción, y pueden derivar en importantes sanciones económicas, que pueden evitarse actuando de forma metódica.
¿Cómo se descargan los archivos del tacógrafo y las tarjetas?
Tienes varias formas de hacerlo, veámoslas:
- Con una llave de descarga.
Es una práctica solución para la descarga, archivo y gestión de datos; todo en uno. Con esta solución los datos del tacógrafo y de la tarjeta de conductor se pueden descargar rápidamente y de forma segura y transferirlos al ordenador para posteriormente visualizarlos, archivarlos e imprimirlos.
El procedimiento lo detallamos en el siguiente video:
- De forma remota.
Es una solución cómoda y segura que permite la descarga de datos de la tarjeta del conductor y la memoria del tacógrafo digital mediante Wifi o GPRS.
¿Cada cuánto tiempo tengo que descargar y transferir los datos del tacógrafo y las tarjetas?
- Los datos de las tarjetas de conductor deben leerse y archivarse cada 28 días como máximo. Solo deben contarse los días con una actividad registrada.
- Los datos de los vehículos deben leerse y archivarse cada 3 meses como máximo.
¿Cuándo hay que descargar los datos del tacógrafo?
La descarga de datos del tacógrafo deberá hacerse, además en los siguientes supuestos:
- Antes de transferir el vehículo, o bien la cesión de su disposición, o antes de que el vehículo vuelva al arrendador en el supuesto del arrendamiento del mismo.
- Cuando se detecte un mal funcionamiento, pero aún puedan descargarse los datos.
- Cuando sea necesario para dar cumplimiento a los requerimientos de la Administración.
- Al abandonar el conductor la empresa.
- Cuando sea necesario para dar cumplimiento a los requerimientos de la Administración.
- Cuando se produzca la caducidad de la tarjeta.
- Antes de la devolución de la tarjeta al órgano emisor cuando ello resulte exigible.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar los archivos del tacógrafo y las tarjetas de conductor?4
Durante un mínimo de 365 días a partir de la fecha de su registro.
VDO, te ofrece las mejores herramientas para archivar y custodiar tus datos.
¿Puede la administración requerirme los archivos de mis tacógrafos y de las tarjetas de mis conductores?
Si, ya que toda empresa titular de vehículos dotados de tacógrafo digital deberá atender los requerimientos de petición de datos solicitados por parte de los órganos competentes en materia de transportes u otros organismos de control, debiendo aportar los mismos por alguno de los siguientes procedimientos:
- soporte físico CD-R o CD-RW
- correo electrónico,
- o descargando los ficheros mediante una página Web de descarga.
En cualquier caso, el formato de ficheros deberá ser compatible con el sistema de ficheros Windows XP o equivalente, y para poder verificar la autenticidad e integridad de los datos recibidos, éstos se remitirán siempre con una firma digital añadida.
Sanciones descarga y custodia de datos del tacófrafo
Cumplir todo lo que te he señalado anteriormente es muy importante ya que su incumplimiento acarrea importantes sanciones,
veámoslas:
- Sin firma digital: la remisión a la Administración de información extraída del tacógrafo digital o de la tarjeta del conductor sin la correspondiente firma digital u otros elementos destinados a garantizar su autenticidad. sanción de 4.001€, y aplicación de las medidas de perdida de honorabilidad.
- Fuera de tiempo o falta de forma: en los supuestos de requerimientos relativos al cumplimiento de la legislación sobre tiempos de conducción y descanso, aportar la documentación solicitada en tiempo y forma distinta a la requerida. Sanción de 801€.
- Carencia significativa de datos registrados en el tacógrafo o en las tarjetas de los conductores que exista obligación de conservar en la sede de la empresa. sanción de 2.001€, y aplicación de las medidas de perdida de honorabilidad.
- Documentación defectuosa: la documentación aportada por la empresa no permite, por causas imputables a la misma, determinar el número total de kilómetros realizados durante el periodo requerido. sanción de 2001€, y aplicación de las medidas de perdida de honorabilidad.
- Custodia de datos: la conservación de registros en la empresa sin cumplir la estructura de campo o la extensión del fichero reglamentariamente establecidas. sanción de 2001€, y aplicación de las medidas de perdida de honorabilidad.
Evitar sanciones en la descarga de datos del tacógrafo y las tarjetas
Recuerda:
- Las infracciones de tacógrafo se pueden evitar.
- Toda sanción acarrea perjuicios para tu empresa, de las que es difícil recuperarse.
- Es preferible prevenir las infracciones a tener que recurrir las sanciones.
- Analiza periódicamente los registros, y adopta medidas contra los incumplimientos. Sírvete de un software de gestión del tacógrafo, hará el trabajo por ti, es un empleado más de tu empresa a tu disposición.
- Instruye a tus conductores sobre la normativa de transportes en general y del tacógrafo y tiempos de conducción en particular.
Espero que esta entrada te haya ayudado a conocer mejor las obligaciones legales en cuanto a descargas y custodia de los registros de tacógrafo.
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Por Belén Gómez
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2 respuestas a «Descarga y custodia de los datos del tacógrafo»
hola quería saber si me podéis informar de como puedo borrar los archivos de operarios que ya no están en la empresa y camiones que ya no son nuestros.
gracias
Hola Mari Carmen, Borrando el archivo del conductor (C_nº tarjeta conductor_E_fecha y hora descarga.TGD) y del vehículo (V_matricula_E_fecha y hora descarga.TGD) de las diferentes copias de seguridad. Tenga en cuenta que debe conservar los archivos, aunque los conductores y vehículos ya no estén en su empresa, puede recibir requerimientos de descarga.